Ximena González Astudillo

• Atención al jefe de gabinete
• Reemplazo de Secretaria del Subsecretario período feriado legal, días administrativos o licencia médica.
• Gestión de agendas y citas del jefe de gabinete
• Correspondencia mediante sistemas GESTOR DOCUMENTAL, SIGOB (sistema de Presidencia), PLATAFORMA LOBBY, Persomático.
• Despacho de documentación en físico por libro
• Stock y gestión de solicitud de materiales de oficina
• Atención a las consultas de ciudadanos a través de las diferentes herramientas de comunicación SIGOB, SIAC.
• Gestionar y coordinar almuerzos de asesores
• Mantenimiento y actualización de las bases de datos.
• Completar y despachar mensualmente formularios a Gestión de Personas que corresponda a regularización de asistencia de asesores y jefatura.

• Atención de jefe de gabinete y cuando se requiere del Ministro. (ausencia de su secretaria).
• Atención de asesores directos que trabajen con el Ministro ya sea coordinador de asesores, asesores junior, etc.
• Gestión, organización y coordinación de agendas, reuniones y viajes fuera y dentro del país del jefe de gabinete y asesores.
• Control y revisión de documentos firmados por el Sr. Ministro para asegurar entregas puntuales. (junto a abogado a cargo).
• Búsqueda de información, verificación de esta, registro y actualización .
• Recepción y despacho de correspondencia que tramita el jefe de gabinete a los diferentes departamentos del Ministerio, Servicios y /o Entidades.
• Atención y resolución de consultas de Ministerios, y de Instituciones vía telefónica y digital.
• Gestión del sistema documental, SIGOB, Plataforma Lobby, persomático.
• Gestión de llamadas telefónicas fuera y dentro del país.
• Realización de cometidos. viajes dentro del país y de comisiones de servicios (viajes fuera del país). reserva de pasajes y estadías.
• Reembolsos de gastos por traslados.
• Creación de oficios, memorándum, etc, envío de información del automóvil fiscal, bitácora, asistencia, hoja de vida del vehículo, formularios de asistencia, etc.
• Solicitud y control de suministros de oficina.
• Caja chica control y rendición de gastos.

• Atención y servicio al cliente interno y externo proveedores.
• Atención telefónica para jefatura y el equipo en general, gestión del correo electrónico y agendas.
• Toma de apuntes, redacción de cartas y correos, en reuniones de pauta.
• Apoyo al equipo para facilitar el cumplimiento de objetivos y plazos, mantener el orden de documentación y antecedentes.
• Control y seguimiento de presupuestos y gastos.
• Recepción y resguardo de boletas de garantía y dólares.
• Gestión de gran cantidad de documentos y archivos físicos.

División ILPES, área de desarrollo Local y Regional.

• Transcripciones de manuales en portugués y español.
• Conocimiento básico de programa IMIS.
• Manejo de documentación interna.
• Creación de archivos y organización de documentación ILPES.
• Supervisión de mensajería, paquetería y correspondencia para asegurar entregas puntuales.
• Apoyo en la organización de eventos corporativos y actividades internas.

• Ingreso y egreso de correspondencias.
• Recepción de materiales de oficina.
• Organización y agendamiento de reuniones a nivel gerencial.
• Recepción y transferencias de llamadas telefónicas.
• Gestión y archivo de documentación administrativa garantizando orden y fácil acceso.